Для створення ОСББ необхідно скликати та провести установчі збори. Скликання таких здійснюється виключно співвласниками – а саме – не менше ніж трьома з них, незалежно від кількості їхніх площ у будинку. Зазвичай, така ініціативна група складає свій протокол збору ініціативної групи – задля визначення ролі кожного з них у створенні ОСББ, визначення порядку, строків, місця проведення установчих зборів, порядку внесення відомостей про новостворене ОСББ до ЄДР та вирішення інших питань, що виникають при створенні.

Відповідно до законодавства, скликання установчих зборів проводиться аналогічно до скликання загальних зборів.

Порушення процедури скликання, зокрема, несвоєчасне повідомлення співвласників, порушення форми такого повідомлення, або ж повідомлення не всіх співвласників може призвести до визнання недійсними рішення установчих зборів та скасування державної реєстрації.

Для успішного проведення установчих зборів слід виконати дії:

1. Формування списку співвласників ОСББ шляхом збору офіційних відомостей про власників усіх приміщень багатоквартирного будинку.
2. Визначити майбутнього голову ОСББ, який буде проводити, як установчі так і загальні збори та підписуватиме всі прийняті на них рішення.
3. Визначити склад майбутнього правління та ревізійної комісії.
4. Розробка статуту.
5. Визначення місця проведення зборів.

Щодо обрання головою ОСББ особи з-поміж неспіввласників, ЗУ «Про ОСББ» і типовий статут затверджений Наказом Держкому ЖКГ від 27 серпня 2003 року № 141 (надалі – «типовий статут») не містить відсилань на необхідність обрання голови з числа співвласників такого будинку. У зазначених нормативних актах міститься інформація лише, що «…установчі збори веде голова зборів, який обирається більшістю голосів присутніх співвласників або їх представників».

Вищенаведене не стосується членів ревізійної комісії, які відповідно до п. 39 ст. 10 ЗУ «Про ОСББ» для здійснення контролю за фінансово-господарською діяльністю правління об’єднання на загальних зборах обираються з числа співвласників або приймається рішення про залучення аудитора.

Законом не визначено чіткого переліку питань, які будуть розглядатися у порядку денному на установчих зборах. Проте, за природою зборів, на них варто винести на розгляд питання:

• Обрання голови зборів;
• Прийняття рішення про створення ОСББ;
• Затвердження ОСББ статуту;
• Обрання членів і кількісний склад правління, ревізійної комісії;
• Наділення представників зборів всіма необхідними повноваженнями для процедури реєстрації та завершення створення ОСББ.

Враховуючи той факт, що законодавець не деталізує обрання голови правління на установчих зборах, у подальшому при реєстрації ОСББ можуть виникнути труднощі.

Відповідно до профільного закону, збори правомочні на обрання та відкликання членів правління. За типовим статутом - вищий орган ОСББ правомочний на встановлення порядку обрання та відкликання членів правління, визначення їх кількісного складу, строків обрання, має право припинити повноваження правління чи окремих його членів.

Що ж до обрання голови правління – відповідно до типового статуту, таке здійснюється на зборах правління. Тому, якщо в статуті конкретного ОСББ не вказано інше – для проведення державної реєстрації, складається додатково протокол зборів правління про обрання голови правління.

Юрисдикція позовів про визнання недійсним рішення загальних зборів об'єднання співвласників багатоквартирного будинку КЦС 19.01.2022 №201/5062/18; предметна юрисдикція спорів про недійсність рішення установчих зборів ОСББ ВПВС 01.02.2022 р. №910/5179/20.

Збори ОСББ скликаються правлінням, або ініціативною групою, що складається з не менш як трьох співвласників, при цьому, необхідно заздалегідь попередити всіх співвласників будинку про такий збір не пізніше 14 днів – для зібрання установчих зборів (ч. 4 ст. 6 Закону про ОСББ); не пізніше 10 днів - для загальних зборів ОСББ (ч. 4 ст. 10 Закону № 417-VIII.

Повідомлення про проведення установчих чи загальних зборів ОСББ  має містити такі відомості:

• з чиєї ініціативи скликаються збори;
• дату, місце і час проведення;
• проект порядку денного;
• за необхідності можна додавати додаткові матеріали з питань, що розглядатимуться на зборах.

Направити таке повідомлення є можливим у письмовому вигляді поштовим відправленням рекомендованим листом на адресу відповідної квартири, або ж надати під розписку кожному (без виключень) співвласнику (ВП ВС 18.09.2018 №916/782/17).

Інший порядок повідомлення співвласників про збори ОСББ не відповідає закону, зокрема, на дошці оголошень, смс, месенджер чи в емейл.

Загальні збори ОСББ приймають рішення шляхом проведення поіменного голосування на зборах учасниками ОСББ. Тобто, рішення на загальних зборах ОСББ оформлюється особистим підписом кожного, хто проголосував, із зазначенням результату голосування ("за" чи "проти").

При чому, рішення з питань:

• щодо переліку та розмірів внесків, платежів до ОСББ;
• щодо управління та користування спільним майном;
• щодо передачі у користування фізичним та юридичним особам спільного майна (оренда, сервітут, тощо);
• щодо реконструкції чи капітального ремонту будинку;
• щодо зведення господарських споруд,

вважається прийнятим, якщо за нього проголосувало не менш як 2/3 загальної кількості усіх співвласників. Статутом конкретного ОСББ можуть встановлюватись й інші питання, які вимагають 2/3 чи іншу кваліфіковану більшість.

Одночасно за ст. 6, ч. 14 ст. 10 Закону про ОСББ рішення вважається прийнятим, якщо за нього проголосувало більше 50% загальної кількості усіх співвласників.

За ст. 7 Закону про ОСББ статутом може бути визначено, зокрема, перелік питань, для вирішення яких потрібна кваліфікована більшість голосів; статут може містити також інші положення, що є істотними для діяльності об’єднання та не суперечать вимогам законодавства.

Тому в будь якому випадку рішення не вважається ухваленим, якщо за нього проголосувало 50% або менше загальної кількості усіх співвласників.

Зазначення в статутах деяких ОСББ основи для визначення кваліфікованої більшості «від кількості присутніх на зборах» є атавізмом (з корінням до 01.07.2015 року), суперечить закону, демократичним організаційним основам ОСББ та й здоровому глузду, бо при явці 4-х людей на збори троє з них вирішують істотне питання реконструкції будинку, наприклад.

За ч. 23 ст. 10 ЗУ «Про ОСББ» кількість голосів конкретного співвласника вираховується:

1. За замовчанням - у кожного співвласника є кількість голосів, яка відповідає частці загальної площі його квартири або нежитлового приміщення у загальній площі всіх квартир та нежитлових приміщень, розташованих у багатоквартирному будинку. За 100% береться загальна площа всіх квартир та приміщень у будинку (чи будинках, які об’єднані одним ОСББ).

2. В спеціальному порядку – коли одна особа є власником приміщень, які складають понад 50% загальної площі всіх квартир та нежитлових приміщень багатоквартирного будинку, то у кожного з співвласників буде по одному голосу (1 співвласник = 1 голос, незалежно від площі їх нерухомості).

Закон дозволяє змінювати порядок визначення кількості голосів кожного співвласника у статуті ОСББ, наприклад, 1 співвласник = 1 голос, щоб не мати проблем із врахуванням кількості площ та їх власників.

Відповідно до ч. 10 ст. 6 Закону про ОСББ «…якщо протягом зазначеного строку необхідну кількість голосів "за" не набрано, рішення вважається неприйнятим». Тож, якщо статутом ОСББ не встановлено щодо вирахування співвласників, а не їх голосів, або ж не має особи, яка володіє більше 50% площ в будинку – варто застосовувати порядок визначення голосів за замовчанням.

Під час підрахунку голосів враховуються і голоси, подані співвласниками під час проведення зборів, і голоси, подані під час письмового опитування. Таким чином, якщо на загальних зборах не було отримано необхідної кількості голосів, ще протягом 15 календарних днів з дня проведення загальних зборів, можна провести письмове опитування. Суть якого полягає у адресному направлені необхідних до прийняття рішень відсутнім на зборах співвласникам (ч. 26 ст. 10 ЗУ «Про ОСББ»).

Зазвичай, ініціативна група (або ж правління) – направляє чи надає тим хто не проголосував на зборах так звані «листки опитування».

Щодо обов'язковості нотаріального посвідчення довіреності на участь у зборах ОСББ - ВПВС 01.02.2022 №910/5179/20.

За ч. 29 ст. 10 Закону про ОСББ правління є виконавчим органом об’єднання і підзвітне загальним зборам.

Законодавець наділив співвласників правами впливу на членів правління через загальні збори ОСББ або збори представників, які мають виключну компетенцію:

• обрати новий склад правління;
• зменшити/збільшити розмір матеріального чи іншого заохочення голови та членів правління;
• встановити інший кількісний склад, строки обрання таких;
• прийняти обов'язкову до виконання вказівку для правління;
• внести зміни до статуту, унормувавши заходи впливу на правління.

Збори представників можуть скасувати рішення правління ОСББ, якщо інше не передбачено статутом ОСББ.

Законом про ОСББ передбачено можливість обрання зборів представників ОСББ в кількості не менше трьох осіб.

Такі представники від об'єднання, наділяються повноваженнями щодо оперативного вирішення нагальних питань, крім, тих що стосуються майнових прав співвласників, погіршують умови використання майна або умови проживання.

Порядок їх скликання, голосування, перелік питань, які можуть вирішуватися зборами представників та інші питання їхньої діяльності встановлюються статутом ОСББ.