Процес надання послуг є господарською операцією. У зв’язку з чим, на суб’єктів підприємницької діяльності поширюється обов’язок вести бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність до уповноважених осіб, що у свою чергу є фактичним обґрунтуванням надання виконавцем відповідних послуг замовнику.

Усі господарські операції, у тому числі і надання послуг, відображаються в бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування.

Так, за ч.ч. 1, 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - Закон) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

За п. 10 ч. 1 ст. 1 Закону первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію. До таких документів слід віднести, зокрема, акт про надання послуг, акт виконання робіт.

Первинні документи є підтвердженням вчинення певної господарської операції – надання послуги.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

За ст. 1 Закону господарська операція - це дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства. Визначальною ознакою господарської операції є те, що вона має спричиняти реальні зміни майнового стану господарюючого суб'єкта. Здійснення господарської операції і власне її результат підлягають відображенню у бухгалтерському обліку.

Алгоритм та порядок встановлення фактичних обставин кожної конкретної справи не є типовим та залежить, насамперед, від позиції сторін спору, а також доводів і заперечень, якими вони обґрунтовують свою позицію. Всі юридично значущі факти, які складають предмет доказування, що формується, виходячи з підстав вимог і заперечень сторін та норм матеріального права. Підстави вимог і заперечення осіб, які беруть участь у справі, конкретизують предмет доказування у справі, який може змінюватися в процесі її розгляду.

У свою чергу, колегія суддів КГС ВС у постанові від 13.10.2020 №910/4050/17 зазначила, що оцінка господарських операцій повинна проводитися на підставі комплексного, всебічного аналізу специфіки та умов вчинення конкретного правочину, з обов'язковим урахуванням його господарської мети, економічної доцільності, а також використання отриманих товарів чи послуг у подальшій діяльності підприємства.  

Крім того, обов'язковою умовою підтвердження реальності здійснення господарських операцій є фактична наявність у сторін договору первинних документів, фізичних, технічних та технологічних можливостей для здійснення відповідних операцій та зв'язок між фактом придбання послуги і подальшою господарською діяльністю.

Відповідно до ч. 1 ст. 73 ГПК України доказами є будь-які дані, на підставі яких суд встановлює наявність або відсутність обставин (фактів), що обґрунтовують вимоги і заперечення учасників справи, та інших обставин, які мають значення для вирішення справи. За ч. 1 ст. 76 ГПК належними є докази, на підставі яких можна встановити обставини, які входять в предмет доказування. Суд не бере до розгляду докази, які не стосуються предмета доказування. За ч. 1 ст. 77 ГПК України обставини, які відповідно до законодавства повинні бути підтверджені певними засобами доказування, не можуть підтверджуватися іншими засобами доказування.

У вищезазначеній справі №910/4050/17 колегія суддів КГС ВС звернула увагу на таке.

На особу, яка хоче довести факт надання послуг, покладається обов'язок довести ті обставини, на які вона посилається як на підставу своїх вимог, а саме - надання послуг замовнику на виконання умов договору.